Tips voor een succesvolle verhuizing naar een ander bedrijfspand
Is jouw bedrijf toe aan een ander kantoorpand omdat jullie enorm gegroeid zijn of wil je juist kosten besparen en een kleiner pand huren? Dan ligt een verhuizing op de loer. Een kantoorverhuizing gaat er echter wel net iets anders aan toe dan een particuliere verhuizing, of eigenlijk wel een beetje heel erg anders. Er moet namelijk rekening gehouden worden met het personeel en de werkzaamheden kunnen niet zomaar onderbroken worden. De verhuizing vergt dus een hoop voorbereiding. Wij gaan in deze blogpost in op het proces voorafgaand aan de daadwerkelijke verhuizing. Want je weet wat ze zeggen: een goede voorbereiding is het halve werk!
1. Jouw kantoorverhuizing voorbereiden: maak een overzichtelijke planning
Een verhuisbudget opstellen is stap 1 van deze planning. Daarnaast is het belangrijk om vooraf het regelwerk in stappen van voor, tijdens en na de verhuizing op papier te zetten. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en worden er minder snel cruciale taken vergeten. Het verhuizen is, in principe, in drie aparte fasen in te delen. Hierboven heb je al gemerkt welke dat zijn: voor, tijdens en na de verhuizing. Deze driedeling is handig om aan te houden tijdens het maken van de verhuisplanning.
Maak iemand 'hoofd' van het bijhouden van de planning. Inventariseer welke personeelsleden bereid zijn te helpen met de voorbereidingen vóór de verhuizing, maar ook tijdens en na de verhuizing. Het is het handigst om ieder een eigen taak toe te kennen om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. Denk aan taken als: het regelen van de adreswijziging en het doorgeven van het nieuwe adres aan klanten etc., het tijdig inpakken van belangrijke documenten, het ontkoppelen van de telefoontoestellen, computers en andere bedradingen, het uit elkaar halen van de meubels en wie contact met het verhuisbedrijf opneemt/onderhoudt. Zorg dat je alle taken die van te voren geregeld kunnen worden, op de planning staan. Download onze verhuischecklist en ga bij ieder punt na of het ook betrekking heeft op de kantoorverhuizing.
2. Jouw kantoorverhuizing voorbereiden: maak een inventarisatie van de inboedel 
Een goede inventarisatie van de huidige inboedel is nodig om spullen te ordenen in categorieën als: mee naar het nieuwe kantoor en nog aan te schaffen spullen. Wat neem je wel mee naar de nieuwe werkplek en wat niet? Wat moet je nog aanschaffen voor op het nieuwe kantoor? Het is verstandig om de inventarisatie per afdeling te maken. Voeg de taak: het inpakken van de spullen die meeverhuizen, toe aan de planning en verdeel deze over het personeel. Sommige spullen kunnen al maanden van te voren worden ingepakt. Het inpakken van de spullen kan op een hele efficiënte manier. Zo zorg je voor een onbeschadigde inboedel in het nieuwe kantoor! ScanMovers heeft een blog geschreven over het slim inpakken van jouw spullen.
3. Jouw kantoorverhuizing voorbereiden: eventuele verbouwing en indeling nieuwe kantoor 
Iets wat je van tevoren geregeld moet hebben zijn de werkzaamheden omtrent eventuele verbouwingen aan het pand. Welke verbouwingen moeten uitgevoerd worden; natuurlijk moeten deze werkzaamheden afgerond zijn als de daadwerkelijke verhuizing van start gaat. In sommige gevallen is het handig om een architect of bouwkundige in te schakelen om een plan van aanpak op papier te zetten. Zorg dat je bij de gemeente hebt geregeld dat er akkoord wordt gegeven voor de verbouwingsplannen en informeer naar eventuele subsidies.
Maak alvast een indeling van het nieuwe pand. Denk van te voren aan de indeling van het personeel. Welke collega's werken veel samen? Zij komen dicht bij elkaar te zitten. Kijk van te voren goed welke indeling het meest praktisch is. Dan komen we op het puntje interieur. Kies voor een stijl dat bij jouw bedrijf past. Bepaal met elkaar welke meubels er aangeschaft moeten worden en hoe deze er uit moeten komen te zien. Ligt er een mooie vloer of moet deze nog gelegd worden? Dit zijn allemaal punten waar je over nagedacht moet hebben.
Zorg dat de spullen op de juiste dagen worden geleverd.
4. Jouw kantoorverhuizing voorbereiden: het inhuren van een geschikt verhuisbedrijf 
Een kantoorverhuizing vraagt veel voorbereiding en inspanning. Een verhuisbedrijf inhuren scheelt het bedrijf een hoop werk en stress. Het uitbesteden van de verhuizing zorgt voor minder 'stilstand' van de bedrijfsprocessen. Laat één verhuisbedrijf de verhuizing regelen. Stel samen een verhuisplan op. Is er personeel dat de bestaande inventaris demonteert of laat je dit geheel over aan het verhuisbedrijf? Het is essentieel dat één iemand goed contact onderhoudt met het verhuisbedrijf. Zie erop toe dat er volledige, duidelijke informatie aan de verhuizer wordt doorgegeven. Neem, zodra de verhuisdatum is vastgesteld, tijdig contact op met het desbetreffende verhuisbedrijf.Je kan een verhuizer ontvangen om een indicatie te maken van de inboedel.
Extra tips voor een Kantoorverhuizing
Onthoud: een juiste administratie scheelt een hoop gezeur. Zorg dat al het papierwerk op orde is! Het is niet alleen praktisch voor jezelf en al het andere personeel, maar ook voor het verhuisbedrijf.
Gaan de medewerkers mee verhuizen? Dan moet jij de hunreiskosten- en verhuiskostenvergoeding zo snel mogelijk aanpassen. Leg dit allemaal vast in een nieuw sociaal plan.
Verhuist het bedrijf naar de andere kant van Nederland? Onderzoek huisvestingsmogelijkheden voor personeelsleden.
Beschikt het bedrijf over visitekaartjes, een website, briefpapier enzovoort? Vergeet dan niet het oude adres in het nieuwe adres te veranderen. Dit geldt tevens voor energieleveranciers, internetproviders etc.
Bij ScanMovers vergelijk je de beste verhuisbedrijven bij jou in de buurt! Vraag vrijblijvend en gratis verschillende offertes aan!
